令和の現代において、ビジネスマナーは対面だけではなく、オンライン上のコミュニケーションでも必要な場面が増大しています。
また、新型コロナ感染症の影響などで、テレワークやフレキシブルワークも広がりを見せており、もはやどの業界であっても、オンライン上のビジネスマナーは必要不可欠といえるでしょう。
今回は、オンライン上のコミュニケーションのマナーについて、どのようなものがあるのか、また、どのような点に気をつけるべきかを解説していきます。
現代ではデジタル上でのビジネスマナーが重要
現代では、Eメールなどを含めたオンライン上でのやり取りが当たり前となっています。
さらに、コロナ感染症の世界的な流行を受けたことで、国内外の企業でテレワークやフレキシブルワークといった従来とは異なる働き方が浸透しました。
そのため、令和のビジネスパーソンには、対面以外でのコミュニケーションにおけるビジネスマナーの習得が必須になっているといえるでしょう。
Eメールでのやり取りが主流
デジタル上でのやり取りが増大している一方、社外とのやり取りではEメールの利用が主流の業界が多いのではないでしょうか。
デジタル利用が進む業界では、チャットツールを利用している企業が多く存在する場合もありますが、チャットでも、Eメールでも、文字だけのコンタクトである点が共通しています。
意思や連絡事項について、誤解なく、必要な情報をしっかり伝えることが重要だといえるでしょう。 会話と違い、連絡を何度も取り合うことは仕事のコストを増やすことにもなります。
簡潔かつ、分かりやすい、情報の整理された文面の作成を心がけることが大切です。
また、Eメールでのやり取りについて、具体的に気をつけるべきポイントとして以下のものが挙げられます。
気をつけたいポイント
会話と違い、コミュニケーションの行き来に時間がかかることがオンラインでのやり取りの特徴だといえます。
連絡が来てすぐ返信をすることで、スムーズなやり取りができる可能性が高く、仕事の進め方にも影響が出るため、できるだけ早めの返信を心がけましょう。
連絡する相手のほかに、情報を共有すべき人がいる場合があります。
Eメールの送信機能のBCCやCCをうまく使い、個人情報を守りつつ、スムーズに情報共有を行いましょう。
退勤時間が近くなってから、返信が必要な連絡をすることは控えましょう。
急ぎの連絡でなければ、就業時間内を意識してやり取りを行います。ただし、業種や内容によって異なるため、ケースバイケースです。
ソーシャルメディア上でのビジネスマナー
SNSとは、ソーシャルネットワーキングサービスの頭文字を取った略語で、TwitterやFacebookなどがSNSに当たります。 ソーシャルメディアをビジネスで使う機会も増えており、企業アカウントの運営も、広報手段のひとつとして、社会に浸透しているといえるでしょう。
また、会社と関係なく、個人のアカウントを複数のSNSで持つことが当たり前になっています。 個人でのSNS利用は、たとえ匿名であったとしても、社会人としての振る舞いを意識して、使っていかなくてはなりません。
会社に所属している社会人となった以上、万が一トラブルを起こした場合、会社に迷惑がかかってしまいます。
さらに、個人情報を不用意にインターネット上に出してしまうと、犯罪などに情報が利用されるリスクがあります。
自分自身や第三者のプライバシーに配慮した利用を心がけましょう。
テレワークやフレキシブルワーク環境における新たなビジネスマナーとは？
テレワークやフレキシブルワークを行っていても、オンライン会議などで会社の内外を問わず、人とコミュニケーションを取る機会はもちろんあります。
出社のときと異なる状況であっても、やり取りを行う以上、相手に誤解を与えたり、失礼な振る舞いをしたりするわけにはいきません。
テレワークなどの際に気をつけたいビジネスマナーについて解説します。
テレワーク中のビジネスマナー
テレワーク、もしくはリモートワークは、新型コロナ感染症の流行の影響もあり、一気に普及したといえるでしょう。
リモートワークは、オフィス外で働くことを指しますが、テレワークは、ICTの活用が言葉の意味に含まれます。 テレワークなどでは、オンライン環境が欠かせません。
インターネットを利用して仕事を進めていく中で、通常の出社時と同じく、同僚や上司への報連相（報告・連絡・相談）など、必要不可欠なことは基本的には変わりませんが、テレワーク環境独自の気をつけたいポイントも存在します。
気をつけたいポイント
利用する回線の速度が遅い場合、会議の音声が遅れたり、重いデータを開く際に時間がかかったりと、仕事へ悪影響が出てしまいます。
スマートフォンなどのテザリングやポケットWi-Fiを利用する際は特に気をつけましょう。
オンライン会議などで顔が見えるコミュニケーションを行う場合、相手に不信感や不快感を与えないためにも、身だしなみはきちんと整えるようにしましょう。
気持ちの切り替えにも有効なため、着替えることはおすすめですよ。
文面でのコミュニケーションが増えることから、結論ファーストで情報整理を行い、文面を作成するようにしましょう。
自宅外で行う場合は、社外秘の情報が漏れないように意識しよう
テレワークなどの場合、自宅外のカフェなどで仕事を行う機会がある方もいるでしょう。
自宅外で仕事を行う際には、機密性の高い情報が漏洩しないよう、気をつけなくてはいけません。 個別ブースのあるカフェやテレワーク専用のスペースなど、仕事に適した環境を選ぶようにしましょう。
また、フリーWi-Fiなどを利用した場合、セキュリティの問題が発生することもあります。 できるだけ、信頼できる通信環境で行うことが大切です。 機密性の高い情報をEメールで送る際は、データにパスワードを掛け、データ送信のメールとは別のメールでパスワードを共有するようにしましょう。
メールを分けることで誤送信を防ぐ狙いがあります。
オンライン会議でのビジネスマナー
テレワークにおいて、オンライン会議は必須といえます。
社内、社外に関わらず、会議でコミュニケーションを取る相手に不快な思いをさせないためにも、ビジネスマナーに気をつけて会議に出席するようにしましょう。
特に、クライアントとのオンライン会議ではしっかり気をつけるべきポイントを出席前に確認することがおすすめです。
早めの接続をして必ず待たせることがないようにする
オンライン会議は、接続を行ってビデオ通話のオンライン上の部屋に入室して参加しますが、万が一のトラブルなどを考えて、開始時間よりも前に入室しておくようにしましょう。
慣れている場合は、5分程度でも大丈夫ですが、不安のある場合は10分程度前から入室しておくことをおすすめします。
また、オンライン会議の前に、カメラやマイクが使えるかどうかの確認も必要です。
外部デバイスをBluetoothなどを使って利用する場合、使いたいデバイスにきちんと接続できているかどうかをチェックしておきましょう。
背景の映り込みは事前にチェック
カメラの動作確認の際に、背景についても事前にチェックしておくことが大切です。
自宅の場合、できるだけ何もない壁などを背後に接続すると通話の相手の気を散らすこともなく、ベターです。 何もない場所での会議参加が難しい場合は、背景を変えられる機能などを利用するのもひとつの方法です。
ただし、フランクな会議の場面ではよくても、クライアントとの会議では相応しくないなど、状況に合わせた切り替えが必要だといえるでしょう。
グリーンバックなどの専用のものもインターネットで簡単に用意することができるため、背景の映り込みが気になる場合は調べてみてもいいかもしれません。
マイクオフの気遣いを
複数人でのオンライン会議の場合、発言しないタイミングではマイクオフにしておきましょう。
意図しない音声や周囲の雑音といったノイズが入ることを防げ、発言の邪魔をするリスクが減ります。 自身が黙っていても、家の外を通る足音などの外部音や、空調の音などをイヤホンが拾っている場合があるため、発言をしない場合は、マイクオフにしておくとベターです。
自身が発言する際は、ミュートを解除して行いましょう。
フレキシブルワーク環境でのビジネスマナー
フレキシブルワークとは、働く時間帯や場所、休みの取り方など、さまざまな自由が認められた働き方のことをいいます。
ICTの発展や育児、介護をしつつ働く人の増加などによって、フレックスタイムやコアタイム、休暇を時間単位で取るなど、柔軟な働き方を選択できる企業が増えています。フレキシブルワークを取り入れることで労働生産性の向上が見込まれており、今後ますます導入する企業は増えていくことでしょう。
しかし、フレキシブルワークを利用する中でも、必要なビジネスマナーは存在します。
気をつけたいポイント
フレックスタイムを導入している企業ではコアタイムが設定されていることが一般的です。
コアタイム外に会議が設定されている場合は、きちんと時間を把握し、参加に間に合うようにしましょう。
コアタイムには仕事をしている状態であっても、それ以外の時間に連絡できるかどうかなど、状況を知らせるためにもスケジュールの情報を共有することは大切です。
チームメンバーなど、一緒に仕事をする仲間にはオンライン上のカレンダーなど、ツールを利用して共有しておきましょう。
対面でない、または仕事時間がすべて被っていない分、文面やオンライン会議など、コミュニケーションの機会が必然的に減ってしまうことはテレワーク同様、フレキシブルワークでも指摘できます。
仕事の報告はすべき人に、きちんと分かりやすく、都度するようにしましょう。
今後のビジネスマナーのトレンドはどのように変わる？
ICTの活用が広まり、フレキシブルワークも導入企業が増えつつありますが、出勤の必要な業種や、中心世代の年齢層などの理由もあり、今後いきなり変化するということは考えにくいでしょう。
従来通り、Eメールでのやり取りは今後も主流のコミュニケーションツールとして使われることが予測されます。
しかし、一方で企業のSNSの活用など、オンライン上でのコミュニケーション機会が増えることも間違いありません。 文面でのコミュニケーションが増えるといった点で、誤解なく、丁寧なコミュニケーションを行うことの優先度が高くなることでしょう。
社内やクライアントといった、オンライン上でやり取りを行う人に対し、失礼なく、信頼を損なわないようなビジネスマナーを身につけることが大切です。
まとめ
ビジネスシーンにおいて、オンライン上でのやり取りは今後ますます増えていくと予測されます。 対面よりも意識して伝える情報量を増やさなければ、誤って情報が伝わってしまう恐れがあります。
まずは最低限の気をつけたいポイントをクリアして、必要な情報を伝えることを意識していくことが大切です。
現代のデジタル上のビジネスマナーを学んで、ビジネスパーソンとして成長する第一歩を踏み出しましょう。
