デジタルトランスフォーメーション（DX）への注目が高まる中、多くの企業で導入が進んでいるのがRPAです。日々の作業労働を自動化できるRPAの活用は、事務作業負担を解消し、より高度な業務に担当者を集中させられるため、高い導入効果が期待できます。この記事では、そんなRPAの概要について説明しながら、税務・会計業務における活用例、メリットを解説します。
RPAとは
そもそもRPAはRobotic Process Automationの略称で、プログラムによりPC上の作業を自動化するためのシステムを指します。ロボット技術といえば、主に製造業におけるロボットアームや自動化された生産ラインが一般的でしたが、近年はホワイトカラーの職場におけるロボットも登場しています。ホワイトカラー向けの、デスクワークを支援するロボットがRPAであり、領域を問わず多くの企業で活躍している技術です。
RPAが注目を集めるようになったのは、技術革新によりRPAの汎用性が高まったこと、そして何より企業における人材不足が深刻化していることが理由として挙げられます。
ロボットを使った作業の自動化は、従来であれば高度な技術でしたが、今では幅広い業務で、比較的簡単に実装ができるようになりました。また、政府がDXを推進していることにも現れているように、多くの組織で人材不足が深刻化し、現在のヒューマンリソースに頼った業務形態では、企業が成長を続けることは不可能になりつつあることも、RPAの導入を後押ししています。最近ではAIを実装し、より高度な業務も自動化できるようになったRPAが登場するなど、高い注目度を誇る技術となってきました。
RPAの主な機能
RPAは、デスクワークに分類されるさまざまな業務に適用可能です。代表例としては、基本的なパソコン操作の自動化が挙げられます。繰り返し発生する業務は、マウスのクリック操作やキーボード入力などをRPAに覚えさせることにより、完全に自動化が可能です。
あるいは、毎日の集計作業やメール配信、案件の事務処理といった定型業務も、RPAに任せてしまうことができます。書類のチェックやデータの格納作業など、面倒な繰り返し行われる作業は全てRPAで自動化できると考えて間違いありません。作業労働を解消し、高度な業務に従事する時間と余裕をもたらしてくれるのがRPAです。
RPA導入によって期待できるメリット
RPA導入は各企業で進んでおり、税理士事務所などを営む士業でも同様です。導入によって、業務の効率化が期待できるでしょう。今までデータ入力やデスクワークでのルーティンワークをアルバイトなどに任せていた場合、その大半を自動化することで、従来よりも少ない人数で業務を遂行できるようになります。人手が不足していたり業務量過多に陥っている税理士事務所にとっては、課題解決につながる有効な方法と言えます。
また、単純に作業の品質や速度が向上する点も、RPA導入のメリットです。人間とは違い、RPAはプログラムであるためヒューマンエラーの心配がなく、正しくプログラムを組み立てさえすれば、ミスのない業務をスピーディに実行してくれます。ダブルチェックの負担も解消されるため、更なる負担軽減につながるでしょう。
RPAは開発・導入費用さえかけることができれば、365日、24時間稼働できる点が強みです。使用者が必要としているタイミングで作業を担当してもらえるため、担当者がおらず自分でやらざるを得ない、といった事態を回避できます。作業負担を極限まで回避し、自身が本領を発揮できる業務にのみ集中できるのが、RPA導入の嬉しいポイントです。
RPAが時間を問わず稼働することを通じ、従業員のワークライフバランスの改善、健康への配慮や時間外休日労働の削減が期待できますので、従業員のモチベーション向上にもつながります。
税務・会計業務でのRPA活用事例
具体的に、税務・会計業務にRPAを導入することで、どのような変化が期待できるのでしょうか。
具体的にRPAを活用した事例をご紹介させていただきます。
メールの添付写真で自動仕訳を実現した事例
まず、北海道で税理士事務所を営むアンビシャス・パートナーズが提供している確定申告サービス「写メ簿記」でのRPA活用事例をご紹介します。「写メ簿記」では確定申告に必要な領収書や請求書などの写真を基に、仕訳処理を代行するサービスですが、写真１つ１つを手作業で判別する作業にはかなりの時間を要します。
この事例ではRPAを活用し、添付された写真データ取り込み、会計ソフトへの仕訳入力を自動化しています。人間は自動入力されたデータの最終確認を行います。記帳代行業務は税理士事務所での業務のうち、多くの時間を要する業務の一つです。一部を自動化できるだけでも多くの業務時間削減につながるため、ぜひ自動化を検討したい業務と言えるでしょう。
財務分析報告書を自動化した事例
税理士業務にRPAを導入した事例の1つとして、石川県の税理士事務所の事例を紹介します。同社では財務分析報告書を作成するプログラムを導入したことで、大幅な業務削減効果が得られています。
財務分析報告書の作成は、従来のように手作業で行うとなると、1社あたり15分～30分かかることが同事務所では当たり前でした。しかしRPAの導入によって作成作業を自動化したことで、手作業の負担が丸ごと解消されただけでなく、修正の必要も無くなったということです。
開発には10時間ほど要したということですが、15分〜30分の短縮が今後何年も顧問先の数だけ短縮されるとなると、開発負担をはるかに超越する導入効果が得られます。
年間1,400時間の業務時間削減に成功した事例
とある税理士法人で問題となっていたのが、急激な顧客増加による業務負担の増大です。業務が増えれば新しい人材を獲得するのが一般的ですが、同事務所では人材不足の影響もあり満足に人手を確保できず、人材コストの増加も懸念されていました。
そこで導入されたのが、メール文案の作成や書類作成、データ取り込みなどの各種事務作業を効率化できるRPAです。各業務にRPAを別個に適用した結果、同事務所における年間削減時間は1,465時間、費用にして年間260万円ものコスト削減に成功したということです。
複雑な専門業務に集中できる時間を確保できただけでなく、職員の精神的ストレスを解消し、有給の取得率改善や業務へのモチベーション向上につながったということです。また、今回の導入事例においてはリモートでも運用ができるプログラムを構築しており、職員のリモートワーク推進にも貢献したということで、働き方改革の実現にRPAが活躍した例とも言えるでしょう。
RPA導入時に検討したいポイント
このように、RPAの導入に成功することで組織は多くの実装メリットを期待することができます。RPA導入を成功に導く上で、検討しておきたいのが
- 自社の課題解決に適切か
- 自社のITスキルで使いこなせるか
- 費用対効果はどうか
といったポイントです。RPAは漠然と導入するのではなく、現在組織が抱えている課題の解決につながるサービスであるかどうか、期待している機能を実装できるかどうかを踏まえた上で、導入を進めることが大切です。あらかじめ組織の課題を洗い出しておき、導入すべき製品を検討しましょう。
また、職員のITスキルで対応できるRPAかどうかという点も、重要なポイントです。これまでITを活用してこなかった企業では、いきなりRPAを導入しても対応ができず、かえって業務遂行を妨げてしまう可能性もあります。
RPAの導入に当たっては、ある程度自社でITのトレーニングを行うことも大切ですが、それを踏まえても高度なITスキルを必要としない製品であることがベターです。
そして勿論、RPAの導入にもお金がかかります。導入費用に見合った効果が期待できるかも検討しておきましょう。RPA製品によってはIT導入補助金の対象になるので、費用対効果の検討の際には念頭に入れておきたいポイントです。
ただ、補助金対象かどうかで製品を選定するのではなく、自社の課題解決に適切か、使いやすいか、という観点を含めた選定を行うことが重要です。
まとめ
この記事ではRPAの概要や、会計・税務業務にRPAを導入した際のメリットなどを、実際の導入例とともに紹介しました。RPAは今やさまざまな士業関係者が活用しており、組織の規模は問いません。むしろ人材獲得にリソースを割くことが難しい、中小規模の事務所におけるRPAの活躍も目覚ましく、導入を積極的に検討すべきでしょう。
RPA導入をきっかけに、組織のDX推進を検討してみることをおすすめします。
